מצגות עסקים - מצגת עסקית לקידום מכירות

לרושם ראשוני אין הזדמנות שנייה

למצגת עסקית יש השלכות קריטיות לגבי המשך תהליך ההיקשרות בין מציג המצגת לבין הצופה - משקיע פוטנציאלי, גולש אקראי ואחרים.

בעזרת המצגת נוצרת התרשמות ראשונית בזמן קצר יחסית. התרשמות זו תקבע האם הצופה יפעל על-פי מטרתנו או האם ימשיך הלאה לחפש את מבוקשו במחוזות אחרים.

מצגת עסקית – על פיה יקום וייפול דבר

הצלחה והתקדמות ביזמות עסקית בתחומים רבים תלויה פעמים אינספור בהצלחת המצגת ולכן חשיבותה עצומה. בעולם העסקי ובכלל, ברוב המקרים, הפגישה עם המצגת היא מעין בליינד דייט והרושם שהיא תשאיר הוא שיקבע את המשך הרומן.

סגנון המצגת, האווירה, שילוב תמונות או איורים, סוג הפונטים, צבעים, טיפוגרפיה, סגנון העברת המסר בכתיבה ואף סוג הסאונד (במידה והוא נחוץ למצגת), הם אלו שתפקידם לגרום למצגת שלנו להיות טובה ומושכת יותר ולהציג את המוצר או השירות שלנו בצורה המשכנעת שתוצאתה הסופית אחת היא: הנעה לפעולה.

מספר שאלות על קצה המצגת...

על-מנת ליצור את האימפקט החזק ביותר, עלינו לענות על מספר שאלות ולהתמקד:

• מיהו קהל היעד של המצגת – משקיעים, לקוחות, גולשים או אחר.

• באיזה פלטפורמה תוצג המצגת- האם היא תוצג דרך האינטרנט או ב- OFFLINE דרך CD ?

• סגנון התצוגה- האם המצגת תוצג ע"י מנחה, לדוגמא: איש מכירות או יזם שיקבע את הסדר הכרונולוגי של הצגת המצגת או שהצופה יוכל לקבוע ולשלוט בתצוגה ע"י ניווט בתפריטים.

• באיזה מסך תוצג המצגת- לכל מחשב ומקרן קיימת הגדרת צבעים ורזולוציה ייחודית. כשיודעים מראש את סוג התצוגה ניתן להתאימה באופן מקסימאלי. לדוגמא :מצגת שתוצג בתערוכה כשידועים סוג המסך והרזולוציה, תבנה בדיוק אידיאלי על פי הנתונים הקיימים.

• איזה טכנולוגיה נבחר עבור המצגת- Power Point ,Flash או וידאו ?

• האם המצגת מכירתית או הסברתית ?

להניע את קהל היעד

קהל היעד של המצגת הוא שיקבע את האווירה והקו שעליו יש לתת דגש .

מצגת עסקית שתפקידה למשוך משקיעים שונה לגמרי בבסיסה ממצגת שנועדה להציג את המוצר או השירות עבור לקוחות קיימים או פוטנציאלים. במקרה שבו קהל היעד של המצגת הנו משקיע פוטנציאלי, חשוב להיות להציג את המידע באופן עינייני ותכליתי, כשבראש המצגת עומדת לנגד עיניו התועלת באופן מיידי ומניע לפעולה. משקיעים רבים חשופים לפניות רבות, זמנן קצר וברבות הימים למדו את הטכנולוגיות והפירוטכניקה האינטרנטית.

בכל מקרה, קהל היעד הוא שיקבע את אופן הצגת המידע הן מבחינת התוכן והן מבחינת העיצוב.

פלטפורמת התצוגה

סוג הפלטפורמה חשוב מאוד להבנת התהליך שעובר על צופה המצגת.

אם המצגת תוצג על מסך המחשב של הצופה, אזי אין לנו נתונים על סוג המסך, רזולוציית המסך שנקבעה , הגדרת הצבעים באותו מחשב, סוג מערכת ההפעלה ולעיתים יש גם חשיבות לכרטיס הקול המותקן באותו מחשב ולכן במקרה כזה יש להתאים את המצגת לצפייה ברזולוציות רבות ובסוגי מערכות הפעלה רבות גם במחיר של גמישות מסוימת בצד אחר.

מצגות באינטרנט

במידה והמצגת אמורה לעבוד גם בדפדפן לצפייה דרך האינטרנט, יש נתונים נוספים שכדאי לקחת בחשבון:

• הפקת המצגת מחייבת התייחסות גם לאפשרות צפייה בדפדפנים שונים

• יש להתייחס למהירות טעינת המצגת היות והיא נטענת דרך האינטרנט ולא מוצגת ישירות מהמחשב לכן רצוי לטעון את חלקי המצגת בנפרד על מנת לחסוך בזמן טעינה ארוך בהתחלה .

• יש להתייחס לרזולוציות השונות המוגדרות במחשבים שונים ולאפשרויות הצפייה בהם .

• במידה ושילבנו תמונות וסאונד במצגת ,רצוי להוריד מאיכות התמונות והסאונד כדי לחסוך מהותית בזמן הטעינה של המצגת.

יתרון גדול בהפקת מצגת לתצוגה באינטרנט היא יכולת קבלת נתוני סטטיסטיקה על כמות הצפיות ואף על זמן הצפייה במצגת.בנוסף, במידה ויש צורך בשינוים ועריכה מחודשת למצגת המוצגת באינטרנט, השינוי מופיע אצל כל המשתמשים ואין צורך בהפקת המצגת שוב וצריבה ב- CD .

מצגת המתוכננת להיות מוצגת ע"י מסך גדול באמצעות מקרן מחייבת אותנו בקבלת פרטים נוספים ככל האפשר כגון איכות המקרן, אפשרות צפייה ברזולוציות שונות ואף רצוי, במידה וניתן, לבדוק בתחילת העבודה את איכות המצגת והצבעים.

תצוגה עם סגנון

סגנון התצוגה הוא אחד הנתונים החשובים ביותר בתכנון המצגת.

מצגת שמתוכננת להיות מוצגת על-ידי מנחה, ברוב המקרים תהיה שונה לגמרי ממצגת המוצגת באופן עצמאי. כשאנו או גורם המייצג אותנו מציג את המצגת, קיימת אפשרות לשלוט בסדר הכרונולוגי של המצגת ובכך לקבוע את סדר התצוגה ומהירותה תוך אפשרות לעצור ולענות על שאלות ברגע נתון ואף להרחיב בדיבור במקביל לתצוגה.

סגנון תצוגה ללא מנחה

מצגת שאיננה מוצגת על-ידי מנחה או מרצה משאירה בפנינו שאלה: האם המצגת תוצג בסדר כרונולוגי מסוים שנקבע מראש ע"י מעבר בין כפתורים "הבא" ו"הקודם"? במידה וכן יש לכך יתרונות וחסרונות.

היתרונות :

• שליטה בסדר התצוגה גם ללא מנחה.

• הבנת המוצר/השירות לפי הגדרות שקבענו מראש.

החסרונות:

• אין שליטה בסדר התצוגה והצופה עלול להשתעמם ולא להמשיך לצפות .

• אינה מאפשרת לעבור בין נושאים מסוימים בקלות .

• אינה מאפשרת לעבור רק לחלק שמעניין אותנו .

מצגת המתוכננת להיות מוצגת באופן חופשי בתערוכה מחייבת הפקה שונה לגמרי מכיוון שבתערוכה חולפים אנשים רבים וכוונתנו היא לחשוף את המצגת לקהל יעד רחב יותר ולכן עלינו להפוך אותה למהירה יותר,אטרקטיבית יותר ובמקרים מסוימים גם תזזיתית יותר.

לעומת זאת מצגת המיועדת לצפייה ב CD מיועדת לצפייה ארוכה יותר (אך ממוקדת לא פחות), אין לנו שליטה על זמן הצפייה בה (ביום או בלילה) ,אין לנו מידע כמה על זמן הצפייה במצגת ולכן לא תמיד נדע אם צפו בה עד הסוף.

כדאי להעיז פחות בשילוב סאונד במצגת היות וחלק מהצופים בה עשויים לצפות בה בלילה בביתם ולעיתים זה יכול להוות חסרון יותר מיתרון.

באיזה מסך תוצג המצגת?

אחד ההבדלים המהותיים בין דפוס למחשב הוא שבהפקת דפוס אנו יודעים תמיד שהמוצר ייראה זהה לחלוטין לכולם (אלא אם יש עיוורון צבעים) בניגוד למחשב בו יש אין סוף הגדרות שונות בין מחשב אחד לשני.

כמות הצבעים המוגדרת בכל מסך אינה זהה ולכל מסך יש את הגדרת הצבעים שלו.

סוגי הרזולוציות משתנות מיום ליום, אם בעבר רזולוציית המסך המיטבית הייתה 800-600 , נכון להיום רזולוציית מסך זו כבר נדירה יותר ורוב המשתמשים עובדים עם רזולוציה גבוהה יותר.

בנוסף לכך, מגוון סוגי המסכים בימינו אדיר: קיימים מסכים רגילים, דקים ובגדלים שונים - נתון שמחייב אותנו לתשומת לב רבה יותר בנוגע לאפשרויות הצפייה הרבות במצגת.

איזה טכנולוגיה נבחר עבור המצגת

אחרי שקיבלנו את כל הפרטים נותר להחליט באיזה פלטפורמה תוצג המצגת שלנו ולהלן היתרונות והחסרונות של כל אחד.

מצגת ב Power Point :

יתרונות:

• פשוטה יותר לביצוע.

• מודולארית מאוד, ניתן להוסיף ולהשמיט חלקים (שקופיות) ללא בעיה וללא תלות בחלקים קודמים.

• פופולארית ומוכרת לרוב המשתמשים היות והיא מותקנת כחלק מחבילת ה- Office.

• ניתנת לצפייה ותצוגה ברוב הדפדפנים ללא צורך בהכנה נפרדת גם כשרוצים להציגה דרך האינטרנט.

• ניתנת לשינויים גם למי שחסר רקע טכני (בעל המצגת יכול לשנות את תכניה ללא צורך באיש מקצוע).

חסרונות:

• בנאלית וחסרת מעוף לעומת פלאש או וידיאו.

• בתצוגה דרך האינטרנט, המצגת נטענת במלואה, דבר המצריך המתנה לא מעטה.

• שינוי בחלק מסוים המופיע בכל המצגת (שקופיות) מצריך עבודה ושינוי על כל שקופית בנפרד.

• ישנם מחשבים שלא ניתן להציג בהם קבצים אלו או שלא נפתחים באופן מיטבי.

• במידה ובעל המצגת מעוניין לשנות באופן עצמאי את תכניה, עליו להצטייד בפונט (גופן) המוטמע במצגת. בעיה נוספת היא שהשליטה בעימוד ובתכנים היא בידיו בלבד.

מצגת בטכנולוגית FLASH

יתרונות:

• מרשימה הרבה יותר, מאפשרת הצגת יכולות גבוהה מאוד.

• מאפשרת שילוב של אפליקציות רבות כגון: וידאו, תלת מימד, סאונד ושליטה בסאונד.

• אינטראקטיביות כמעט ללא גבולות.

• מאפשרת לייצא את הקובץ הסופי בפורמט EXE, דבר שמאפשר צפייה בכל מחשב ללא תלות ברכיב או התקנה כלשהי.

• מאפשרת טעינה חכמה במידה ויש צורך להציגה גם דרך האינטרנט.

• השימוש בסימבולים מאפשר שינוי של תוכן בסימבול אחד בלבד כדי שישפיע לכל אורך המצגת בו יופיע. לדוגמא: אם הלוגו הוגדר כסימבול, ניתן להיכנס לעריכת הסימבול ,להחליף את אותו לוגו והשינוי ישמר לאורך כל המצגת .

• פלאש עובד בטכנולוגיה וקטורית המאפשר הגדלה בלתי מוגבלת של האובייקטים המוטמעים בו ללא בעיה של פיקסול בניגוד לרסטרי המורכב מפיקסלים שבו כל הגדלה מורידה מאיכותו.

• עבודה נכונה ומקצועית מאפשרת יצירת קבצים במשקל נמוך יחסית .

חסרונות:

• מודולארית פחות היות ומדובר על קובץ המכיל ציר זמן, שינויים מסוימים משפיעים אחד על השני .

• מחייבת ידע מקצועי כדי ליצור מצגת מקצועית.

• בתצוגה דרך האינטרנט, יש תלות בתמיכה של הדפדפנים בנגן הפלאש.

• תכולת הפלאש והמורכבות בו משפיעה ישירות על מעבד המחשב בניגוד לוידיאו למשל .

מצגת בוידיאו

יתרונות:

• אפשרויות הפקה בלתי מוגבלות שאינן תלויות בעוצמת מעבד המחשב של המשתמש (הצופה).

• תצוגה מרהיבה המוצגת בפלטפורמה המותקנת באותו מחשב ואינה זרה כגון -Media Player ועוד.

• ברוב המקרים אין צורך בהתקנת רכיב כלשהו נוסף.

חסרונות:

• לא אינטראקטיבי, למעט אופציות מסוימות בנגנים מסוימים כגון quick time המחייב הורדה של רכיב נוסף.

• שינוי בו מחייב עבודה רבה יותר וזמן רינדור (ייצוא הקובץ) גדול יותר.

• אינו מאפשר טעינה דינאמית של קבצים נוספים אליו לעומת פלאש.

• הגדלה של התצוגה משפיעה על החדות שלו.

• לא ידוע מראש באיזה פלטפורמה הוא יוצג למשתמש, כל מחשב והגדרות התוכנה שלו עבור צפייה בקבצי וידיאו.

• משקל הקובץ הסופי גדול יותר באופן משמעותי.

ממה יש להמנע כשבונים מצגת עסקית

• במידה והוחלט לשלב סאונד במצגת, חשוב לדעת להתאים את הסאונד לאווירה ולא רק סאונד ספציפי שאנו אוהבים . דוגמא: סאונד רקע של טראנס למצגת בתחום רפואה סינית עשוי לפגום בתדמית הרצויה.

• להימנע משימוש בעודף פירוטכניקה - מילים ומשפטים מתעופפים, זיקוקים והבהובים למיניהם רצוי להשאיר לטקס פתיחת האולימפיאדה.

• יש להימנע מעודף טקסט. אי אפשר להציג את כל התורה על מצגת אחת.

• יש להימנע מכתיבה לא מקצועית עם שגיאות כתיב. כתיבת תמליל שיווקי למצגת מחייבת ניסיון בתחום הקופירייטינג.

**********************************************************************

מאמר  - 5 טיפים ליצירת מצגת מנצחת

1. הצעד הראשון, כמו בכל דבר בחיים – הגדר את המטרה. להעביר מסר, לעורר עניין, למכור רעיון, מוצר או שירות, להציג חברה, פרויקט, לעורר דיון סוער או אולי להציב אבני דרך. שים לך למטרה לחדש לקהל, לצקת תוכן אמיתי מעניין.

2. השקע בתוכן איכותי ורלוונטי כך שיהיה מעניין ותמציתי. המילה הכתובה מחייבת חשיבה מקדימה להצגה בהירה של דברים. חשוב על התכנים שאתה מכניס למצגת, האם הם מנוסחים בצורה האפקטיבית ביותר? האם הם מתומצתים? האם הם מובנים? האם אתה מגיע לפואנטה?

3. המצגת צריכה להתאים לקהל היעד, כדאי לבדוק מראש מהם התחומים המעניינים אותם, ואילו תחומים לא יעניינו אותם כלל. מאיזה רקע הם באים? באילו נושאים ירצו יותר פירוט? מדוע הם באים לשמוע אותך? חפש כמה שיותר חומר על החברה והאנשים בפניהם אתה עומד להציג. אל תתייחס למצגת כתורה מסיני, אלא כאב טיפוס, אל תחשוש לשנות ולהתאים את התכנים במקומות הרלוונטיים לקהל היעד.כאשר אתה מציג, חשוב לזכור שהמצגת אמורה ללוות אותך ולא להפך.

4. מצגת המעוצבת בצורה מקצועית תעזור מאד להעביר מסר נכון ללקוח פוטנציאלי. העיצוב אמור לעזור למסר לעבור: מקובל לעצב מצגת ע"פ הכלל 30X5X5 : לא יותר מ 5 שורות בשקף, עד 5 מילים בשורה וגודל פונט 30 מסוג אחד. כל מה שמודפס בגודל פונט קטן יותר, אינו קריא. אל תעמיס על הצופה, זו הרצאה, מצגת, לא מכתב. מומלץ לעצב מצגת ממותגת לחברה או מוצר לא יותר מדי צבעים, מעט מאוד אפקטים. חשוב שהלוגו, אם ישנו, יופיע על כל דף באותו מקום וגודל.

 5. חשוב לעשות חזרות ולהתאמן מול קהל ידיעת החומר תורמת לאמינות הדובר והמצגת. התאמן על תוכן המצגת, על הפתיחה, על הסיום. לדעת מה אתה הולך להגיד מעבר למה שכבר מופיע בשקפים. כלל חשוב שצריך לזכור: אין לקרוא מהשקף. הייה מודע לשפת הגוף אופן הלבוש, תנועות הגוף, אתה רוצה ליצור את הרושם הטוב ביותר, גופך מדבר בשפתו שלו. כדאי לקרוא ספר או מאמר בנושא תנועות נפוצות של הגוף ומשמעותם. היכרות מקדימה עם שפת גוף תסייע לך לשלוט במסרים הסמויים שתשדר ותקדם את הצלחתך. תהיה אתה, אבל במיטבך. הסתכל על כל הקהל, אל תתמקד רק במנהל הבכיר או בבעל ההשפעה הגדולה בחדר. התייחס לכולם.

**********************************************************************

10 כללים למצגת אפקטיבית

התאם את המצגת לקהל היעד, הרי המצגת עבורו והיא צריכה לעניין את מי שאליו היא פונה. כדאי לבדוק מהם התחומים המעניינים אותם, ואילו תחומים לא יעניינו אותם כלל. מאיזה רקע הם באים? באילו נושאים ירצו יותר פירוט? מדוע הם באים לשמוע אותך? היום בעידן האינטרנט, זמינות המידע הינה עניין טריוויאלי. חפש כמה שיותר חומר על החברה והאנשים בפניהם אתה עומד להציג.

מטרת המצגת – אם אתה יודע מה המטרה, תדע גם איך להשיג אותה : מטרת המצגת היא להעביר מסר, לעורר עניין, לא לסגור עסקה. למכור רעיון, מוצר, שירות, חברה, פרויקט, להציב אבני דרך. בכל מקרה אין מטרתה לתאר דבר מה באריכות. הרי אתה עומד שם ואמור לדבר... המצגת אמורה ללוות אותך ולא להפך. לעיתים קרובות קורה שהמצגת שאמורה לשמש כאמצעי עזר למציג, הופכת למטרה. במקום להשקיע בשיפור תוכן המצגת לשם השגת מטרת ההצגה, מושקעים זמן רב וכסף רב ב"פירוטכניקה" של המצגת. יותר ויותר גוברת הדעה שהגולם קם על יוצרו. לכן, היום שכולם כבר ראו הכל, מומלץ לדבוק במשפט LESS IS MORE.

תוכן המצגת - הפתע את הקהל: יש להשקיע בתוכן המצגת כך שיהיה מעניין ותמציתי ויעמוד ביעד הזמן המוקצב. אנשים עסוקים יותר מדי בתרבות ה''איך זה יראה'' ופחות מדי במה אומרים. מצגת צריכה להיות האקט הסופי שמלווה מסמך, מחקר, דו"ח המנתח לעומק נושא.

המילה הכתובה מחייבת חשיבה מקדימה להצגה בהירה של דברים. במקרה של מצגת לצורך דיון: תוכן המצגת אמור לגרות את הקהל לפתח דיון מעמיק ולהחליף דעות ורעיונות . במקרה של הרצאה, תוכנה של המצגת מלווה את המרצה ברעיונות שהוא רוצה להעביר, במודלים שהוא מעוניין ללמד. שים לך למטרה – לחדש לקהל, לצקת תוכן אמיתי, מעניין.חשוב על התכנים שאתה מכניס למצגת, האם הם מנוסחים בצורה האפקטיבית ביותר? האם הם מתומצתים? האם הם מובנים? האם אתה מגיע לפואנטה? "מרבית האנשים יעדיפו למות, מאשר לחשוב. רבים מהם אכן עושים זאת." ברטראנד ראסל.

עיצוב – העיצוב אמור לעזור למסר לעבור: מצגת אמורה לספק ראשי פרקים למרצה ולא לשמש כמסמך עצמו. מקובל לעצב מצגת ע"פ הכלל 30X5X5 : לא יותר מ 5 שורות בשקף, עד 5 מילים בשורה וגודל פונט 30 מסוג אחד. כל מה שמודפס בגודל פונט קטן יותר, אינו קריא. אל תעמיס על הצופה, זו הרצאה, מצגת, לא מכתב. מומלץ לעצב מצגת נקייה: לא יותר מדי צבעים, מעט מאוד אפקטים אם בכלל. אם תמונות אז תמונות ברורות וקשורות לנושא המוצג. שימו לב לא לתת לעיצוב את קדמת הבמה אלא לשמש כרקע...

אימון – ככל שתתאמן יותר, המצגת ואתה תהיו אמינים יותר: חשוב מאוד להתאמן על תוכן המצגת, על הפתיחה, על הסיום. לדעת מה אתה הולך להגיד מעבר למה שכבר מופיע בשקפים.                   כלל חשוב: אין לקרוא מהשקף. על מנת להשאיר רושם טוב, של מי שיש ערך לדבריו, יש לתת ערך מוסף למילה. המילה היתה ונשארה הכלי החזק והאפקטיבי ביותר של האדם. אנשים קוראים מהר יותר מאשר אתם מדברים, לכן אם תקרא מהשקף, מהר מאוד יאבד הקהל קשב. גרה אותו במספר מילים הכתובות על השקף ואז רתק אותו, הפתע אותו בדבריך. זה ההבדל בין מצגת טובה למצוינת. הכן עצמך לשאלות שעשויות להגיע מהקהל. רצוי להתאמן על המצגת בפני מישהו ששמע מספר מצגות בחייו מישהו ואתה סומך עליו שייתן לך משוב כנה לטוב ולרע. אם יש באפשרותך להתאמן מול מצלמת וידאו ואחר כך לצפות, לנתח ולהסיק מסקנות, הרי שזה האימון במיטבו.

שפת גוף – הרושם הראשוני נוצר במשך 30 שניות עד 4 דקות, וכידוע, קשה מאוד לשנותו. הקלישאה הידועה שיש הזדמנות אחת לעשות רושם ראשוני עדיין תקפה. 55% מהשפעת הרושם אותו יוצר המציג על הקהל תלויה בשפת הגוף – אופן הלבוש, תנועות הגוף.

אתה רוצה ליצור את הרושם הטוב ביותר, בורר כל מילה ומקפיד על מסרים חיוביים. באותה העת, גופך מדבר בשפתו שלו. על מסרים אלו קשה יותר לשלוט. כדאי לקרוא ספר או מאמר בנושא תנועות נפוצות של הגוף ומשמעותם. היכרות מקדימה עם שפת גוף תסייע לך לשלוט במסרים הסמויים שתשדר ותקדם את הצלחתך.

 יחד עם זאת אני ממליצה לא לעשות "הצגה" תהיה אתה עצמך. הקהל קולט מיד אם יש משהו מזויף. תהיה אתה, אבל במיטבך. הסתכל על כל הקהל, אל תתמקד רק במנהל הבכיר או בבעל ההשפעה הגדולה בחדר. התייחס לכולם. אל תהיה יותר מדי רציני,חייך מדי פעם, אבל לא יותר מדי.

פתיחה – ראשית מומלץ להגיע לפני תחילת המצגת. כדי לוודא שהכול מותקן כהלכה ושהמצגת עולה ללא בעיות. אם פתאום המקרן שבק חיים או שהמצגת מסרבת לעלות, היחידים שתפגעו זה אתם. אם התחלתם את המצגת כשאתם טרודים בבעיות הטכניות זו עלולה להיות בעיה כיוון שקשה להמריא מפתיחה חלשה. עם עלייתך להציג, הצג קודם כל את עצמך, תחום את הזמן העומד לרשותך, חייך והתחל. הסבר במספר משפטים על מה אתה הולך לדבר כעת.

סיום – לרוב, הקהל זוכר את סוף המצגת יותר מכל דבר אחר, לכן חשוב לתכנן את הסיום ולהקדיש לו תשומת לב. בשקפי הסיום, מומלץ לסכם את הנאמר ובכל מקרה לא להציג רעיונות חדשים. את הסיכום יש לערוך בצורה מקוצרת ותמציתית. אם אתם רוצים להוביל לדיון, ניתן לסיים בשקף: נקודות לדיון, לדוגמא. או בתמונה הלקוחה מעולם התוכן עם מילה להמשך הדרך כגון: בהצלחה, תודה על ההקשבה,להתראות בקורס הבא וכד'.

מי מציג – "אפשר להשיג כל דבר שהוא בחיים, בתנאי שלא אכפת לך מי זוכה בתהילה" הרי ס. טרומן. אם מדובר במצגת עסקית, מקצועית מומלץ שאדם אחד יציג את רובה. אדם זה הינו הבכיר שבצוות הנהגת הפרויקט. את 20% הנותרים יכולים להציג אחד עד שניים אחרים מהצוות שמגיעים לדבר על תחום מסוים שתחת אחריותם. חשוב מאוד שאף אחד מחברי הצוות לא יסתור את דברי המציג, גם אם הוא עשה טעות. התנהגות שכזו גורמת לקהל שלא לבטוח בצוות המציג כולו וכמובן בפרויקט. במידה ונשאלת שאלה, על המציג בלבד לענות או בהפנייתו, יענה מישהו אחר מהצוות.

הזמן המוקצב - עוד לא נולדה מצגת קצרה מדי. מצגת שמצליחה לעורר את שומעיה, השיגה את מטרתה. אני ממליצה להציג לא יותר מ 20 דקות. מטרתה של המצגת הרי להעביר לקהל מסר, ואתכם להעביר לשלב הבא. בדרך כלל מגיעים לפגישה של שעה. כשהמצגת מתוכננת ל20 דקות, אתם מאפשרים לדיון להתנהל במשך 40 דקות. דווקא בזמן הדיון יעלו הדברים המעניינים ביותר והאופציות המקדמות ביותר לנושא שלכם.

**********************************************************************

טיפים להכנת מצגת טובה

טיפים מעשיים לבניית מצגת טובה

1. מה יקרה אחרי?

לפני שנתחיל לכתוב ולעצב, נענה על שאלה קריטית אחת : מה ארצה שיקרה ללומד אחרי המצגת ?

נכתוב את התשובה במדויק ולאורך כל בניית המצגת נשים אותה לנגד עינינו.

טעות נפוצה בבניית מצגות היא להתמקד במלאכת הכתיבה והעיצוב, ולהתעלם ממטרתנו הראשית. מעתה, נוודא כי כל בחירה בבניית המצגת תשרת את השינוי שנרצה לחולל בלומד בסופה.

2. תשתית

בואו נדמה לרגע את בניית המצגת להשלמת פאזל, כל החלקים לבניית המצגת קיימים אם זה בראשכם או בכל מקור כתוב אחר, משימתכם בפאזל כמו במצגת היא להשלים את כל החלקים לתמונה אחת ברורה וצבעונית.

בבניית פאזל הרי לא תוציאו מהקופסא רק חלק מהחתיכות ותתחילו במלאכת הבניה, אלא תוציאו את כל החתיכות, תפרסו אותם, תהפכו אותם, והנבונים יתחילו בבניית המסגרת.

שיטה זו עוזרת להעריך את כמות החומר שיש להתמודד איתו ותקל לאורך כל בניית כל המצגת.

גם אם זה נתפס כמשעמם, עזבו את המקלדת, אחזו בעפרון ושרטטו על דף את שלד המצגת שלכם. עליכם לכתוב את הכותרות, הרצף, ההקשר הלוגי והכרונולוגי בין החלקים, אילו בדיקות ההבנה ושאלות תרצו לקיים, מהם סיכומי הביניים הנחוצים, ובכלל לוודא שכל החלקים מתחברים לסיפור אחד טבעי והגיוני.

רצף הגיוני לדוגמא הוא כזה שהצורך יגיע לפני פתרון, תרגול האיך יגיע רק לאחר ההסבר על המה, ומתן הדוגמא תבצע בסמיכות לנושא הדוגמא.

 3. קל לעיכול

אל לנו לשכוח שנרצה לבצע שינוי בלומד, לשם כך נזדקק למיקוד ובהירות, עומס מכל סוג שהוא יקשה על הלומד ועל המציג בהשגת המטרות.

אציג מספר "כללי אצבע", יש להתייחס אליהם כמבנה גס מאוד לכמות הטקסטואלית במצגת:

אל תעשה:

- עומס של המצגת- מצגת של 45 דקות תהיה 30-35 עמודים

- עומס של עמוד- מקסימום 5 שורות מקסימום 7 מילים לעמוד

- לקלות הקריאה, מומלף להשתמש בפונט "Ariel"

4. חזות המצגת

על מנת למקסם את הבנת המסר וגילוי העניין במצגת, עלינו לדאוג שהמצגת ככלי ויזואלי תהיה נעימה ומושכת את העין ושהביטויים הויזואלים ישרתו את הבנת המסר.

רקע המצגת צריך להיות נקי ככל האפשר, רצוי מאוד בצבע לבן בעל מסגרת או אלמנט צבעוני עדין שיאפשר צירוף תמונות מבלי ליצור עומס צבעוניות.

רצוי שגווניי המצגת יתאימו ללוגו של החברה גם כהתאמה ויזואלית, וגם משום שצבעי הלוגו לרוב ישקפו את אופי החברה, כך שבבחירה זו כולם יוצאים נשכרים.

5. אוריינטציה

אחד מהגורמים לעירור מוטיבציה גבוהה בקרב הלומד הוא הידיעה התמידית בקשר למיקומו.

ממש כמו שנרצה לדעת בהתקנת תוכנה כמה אחוזים עוד נותרו להתקנתה, ובאיזה חלק אנו נמצאים עכשיו כך הלומד יישאר מרוכז ויוכל להבין יותר את ההקשר אם נאפשר לו לדעת מהו מיקומו.

איך עושים את זה?

- בונים תוכן עניינים מובנה ומציגים אותו בתחילת המצגת.

- מייחדים כל חלק בעזרת כותרת אחידה, צבע, תמונה, או כל סימן אחיד אחר שיציין את סיום והתחלת חלק חדש.

- נאפשר ללומד נגישות לתוכן עניינים גם במהלך המצגת, או נראה את תוכן העניינים שוב במקום תואם במהלך המצגת.

6. עירנות וקשר

שאילת שאלות הבנה הוא כלי מצויין לבדיקת הבנה, ערנות, יצירת עניין, ובכלל מאפשר בחינת מצב מחודשת של המציג , משיג חזרה למי ש"פספס" חלק מהחומר או לא הבין אותו מהזווית האחרת.

ניתן פשוט "לשתול" שאלות במקומות רלוונטים במצגת, המהדרין יוסיפו לכל השאלות אייקון אחיד (כזה לדוגמא ) שהמציג לא יצטרך לזכור חומר נוסף, אלא שכל המערך כולו יהיה מובנה במצגת.

6. הפתעות

להלן מגוון כלים שישברו את שגרת תוכן המצגת, ויוכלו לגרות ולעורר עניין רב יותר בלומד:

- תמונות בעלות הקשר

- ציטוט מתאים

- קישור לסירטון

- משחק "מה לא הגיוני בתמונה?"

- טבלה עם סימני שאלה להשלמת החסר

חשוב שכל הפתעה תתמוך במסר שתרצו להעביר, ולא חלילה "תפריע" לו.

7. שימוש בצבעים

גם אם יש לנו דחף עז לעצב ולקשט את המצגת, נזכור כי מטרת כל צבע וקישוט היא לגרום בסופו של דבר להבנה עמוקה יותר של הלומד.

השימוש בצבעים יהיה כמו בצבעי הרמזור, הצבע אדום ישקף אזהרה, או ידגיש את הדבר שלא מומלץ לעשותו "אל תעשה", והצבע הירוק ישקף הנעה פעולה- "עשה"

8. המצגת טובה ?

שלח את המצגת ל- 3 אנשים שונים שאתה מכיר : אמך הגננת, הבוס של החבר, וחברתך המהנדסת, וצפה לתגובות.

התייחס ברצינות לכל משוב. מילה שתחשב בענייך כגאונית, עשויה להיתפס כדו משמעית, לא ברורה, או חלילה פוגענית עבור מישהו אחר. אם תתיחס לכל משוב כפנינה, יגדל הסיכויים שהמצגת תצליח לגעת בקהל יעד רחב יותר.

9. ההתייחסות לחוקים

אם אומרים שיש 10 דיברות ולכם יש רק 9

אם אומרים שאורך מצגת הוא 45 דקות, והצלחתם לבנות מצגת בת 15 שעה

אם אומרים שהמטרה צריכה להגיע בהתחלה ואתם חשבתם להציגה רק בדף החמישי

אז אומרים.

הכלל הכי חשוב- שאין כללים שיבנו מצגת, יש אנשים חושבים שבונים אותה ..

**********************************************************************

פרזנצטיה - הצגת מצגת

כל אחד יכול להעביר פרזנטציה/מצגת. השאלה איך הוא מעביר אותה?

לא מספיק שיש לך שקפים יפים וצבעוניים. המצגת האמיתית היא האדם המעביר אותה.

שכן, אם לא היה כך, פשוט היה אפשר לשלוח לכולם את המצגת במייל, שיקראו , תודה ושלום.

 תפקיד המצגת לשמש כלי עזר למציג וכן לקהל. למציג- תזכורת לנושאים שעליו להעביר , לקהל - נקודות להתייחסות קצרה ועניינית, כדי להבין במה המדובר וכן הויזואליה תמיד תורמת למוח להטמיע את הדברים.

"חוק השישה" הוא החוק הנכון ביותר למצגת: 6 משפטים בכל שקף לכל היותר ו-6 מילים בכל משפט לכל היותר. זהו הקונספט הנכון ביותר.

כך נוצרת המצגת המושלמת:

הקהל נחשף לנושאים המרכזיים והבמה היא של המציג אותם. הוא לא אמור להקריא את המצגת, אלא להרחיב כל נקודה/נושא . כך תשומת לב הקהל אליו ולא אל המצגת שבדרך כלל נמצאת מאחוריו.

המטרה שהקהל ישמע את מה שיש לך לומר ולא יעסוק בקריאת המצגת וכך אתה מפספס את הקשבתו.

מותר להסתכל מדי פעם לשקף! (הכרתי מנכ"ל שלא הרשה למנהליו להסתכל אחורה וכולם עמדו כמו בולי עץ מפוחדים, שמא יהפכו לנציב מלח אם יסתכלו לאחור....זה היה משעשע )

יחד עם זאת, רוב קשר העין צריך להיות עם הקהל.

הקהל מאבד סבלנות אם אתה מקריא את המצגת.

רצוי מאוד (!) לתבל את המצגת בדוגמאות וסיפורים רלוונטיים לנושא, הקהל אוהב את זה.

אין לספר סיפורים אישיים מדי או כאלו שמלגלגים על עצמך כמציג. זה עלול לפעול לרעתך.

יש לעקוב אחרי שפת גוף הקהל. אם הם מתנדנדים בכסאותיהם, מדברים ביניהם, חסרי שקט, לא מסתכלים עליך - אתה בבעיה!

אם לא תהיה קשוב לקהל הוא לא יהיה קשוב אליך.

אם מישהו מעמיתיך כבר הציג חלק מהדברים שאתה אמור להציג, עשה את הדברים בקיצור ובמהירות, רק כדי לרענן, אך אין להתחיל הכל מחדש ולחזור על הדברים שוב. כבר שמעו אותם.

המטרה של מצגת אפקטיבית, מעבר להבאת הנושא/ים למטרתם נועדה היא לעניין את הקהל, לרגש, להזיז, לרתק, להיות אצלם בראש גם אחרי שהלכת.

כמו שאומר המשפט החכם: לא מספיק איזה רושם עשית בהיכנסך לחדר, חשוב לא פחות הרושם שעשית לאחר שיצאת ממנו.

שיהיה בהצלחה.

**********************************************************************